Eficiencia Legal: Cómo Lilab Automatizó la Generación de Contratos y Mejoró la Gestión en un Cliente Financiero
Banca y Finanzas
𝗜𝗻𝘁𝗿𝗼𝗱𝘂𝗰𝗰𝗶𝗼́𝗻:
El cliente, una entidad financiera con una sólida presencia en el mercado, se encontraba enfrentando desafíos operativos en la generación y gestión de contratos. El proceso manual utilizado para los contratos ordering no solo era lento, sino que también propiciaba la pérdida de información y una falta de visibilidad sobre las solicitudes pendientes.
La necesidad de mejorar la eficiencia y proporcionar a su equipo legal herramientas para gestionar mejor la carga de trabajo llevó al cliente a buscar una solución tecnológica avanzada. Lilab fue llamado a intervenir, brindando una solución que no solo automatizó estos procesos críticos, sino que también mejoró la transparencia y la organización interna.
𝗘𝗹 𝗗𝗲𝘀𝗮𝗳𝗶́𝗼:
La generación de contratos ordering, realizada de manera manual, era un proceso propenso a errores, con problemas de lentitud y pérdida de información. Además, el equipo carecía de un sistema que les permitiera ver cuántas solicitudes estaban registradas y en qué estado se encontraban, lo que dificultaba la organización y priorización de las tareas.
Esta falta de visibilidad no solo afectaba la eficiencia, sino que también generaba una sobrecarga de trabajo desordenada, que impactaba negativamente en los tiempos de respuesta y la calidad del servicio.
𝗟𝗮 𝗦𝗼𝗹𝘂𝗰𝗶𝗼́𝗻 𝗱𝗲 𝗟𝗶𝗹𝗮𝗯:
Lilab desarrolló una solución integral para sistematizar el proceso de generación de contratos ordering, creando una herramienta digital que permitiera el seguimiento completo de cada contrato, desde la solicitud inicial hasta la firma final.
Esta herramienta no solo automatizó el proceso, reduciendo errores y tiempos de espera, sino que también ofreció una visualización en tiempo real del estado de cada contrato a través de dashboards interactivos.
Estas vistas permitieron al equipo legal dimensionar mejor su carga de trabajo y repartirla de manera más equilibrada, asegurando una gestión más eficiente.
𝗘𝗹 𝗣𝗿𝗼𝗰𝗲𝘀𝗼 𝗱𝗲 𝗜𝗺𝗽𝗹𝗲𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗰𝗶𝗼́𝗻:
El equipo de Lilab adoptó la metodología Scrum para desarrollar y desplegar la solución, siguiendo un enfoque ágil y centrado en la entrega continua de valor. El proceso se llevó a cabo en varias etapas:
A. Desarrollo del Sistema de Automatización: Lilab desarrolló una herramienta digital específica para la generación de contratos ordering, que permitió automatizar todas las fases del proceso. El sistema fue diseñado para integrarse con los módulos existentes y facilitar la gestión del flujo de trabajo de manera más eficiente.
B. Creación de Dashboards en Tiempo Real: Se desarrollaron dashboards que mostraban en tiempo real el estado de los contratos en cada etapa del proceso. Esto incluyó contratos de ordering, así como los de otros módulos como factoring y serviu. Estos indicadores permitieron al equipo legal monitorear la carga de trabajo y redistribuirla según las necesidades.
C. Integraciones y Mejora Continua: El proyecto también incluyó la creación de indicadores para otros módulos relacionados con contratos, como serviu, informe serviu y factoring. Lilab realizó entregas iterativas y ajustó la solución según el feedback recibido, garantizando que el producto final cumpliera con todas las expectativas del cliente.
𝗥𝗲𝘀𝘂𝗹𝘁𝗮𝗱𝗼𝘀 𝘆 𝗕𝗲𝗻𝗲𝗳𝗶𝗰𝗶𝗼𝘀:
La implementación de la solución de Lilab trajo consigo mejoras significativas:
Automatización y Orden: El proceso de generación de contratos ordering fue completamente automatizado, lo que redujo errores y aceleró significativamente los tiempos de procesamiento.
Gestión Eficiente de la Carga de Trabajo: Los nuevos dashboards proporcionaron visibilidad en tiempo real sobre el estado de todos los contratos, permitiendo al equipo legal equilibrar mejor su carga de trabajo y mejorar la eficiencia en la atención de las solicitudes.
Mejoras en Otros Módulos de Contratos: Se añadieron indicadores en tiempo real para otros tipos de contratos, como factoring y serviu, lo que permitió una gestión más coordinada y eficaz en todas las áreas relacionadas.
𝗖𝗼𝗻𝗰𝗹𝘂𝘀𝗶𝗼́𝗻:
El proyecto realizado por Lilab demuestra cómo la automatización y la digitalización pueden transformar procesos manuales engorrosos en flujos de trabajo eficientes y transparentes. Al sistematizar la generación de contratos y proporcionar herramientas de gestión avanzadas, Lilab ayudó a su cliente financiero a mejorar significativamente su capacidad de respuesta y organización interna.
Si tu empresa enfrenta desafíos similares, Lilab está aquí para ayudarte a implementar soluciones tecnológicas que impulsen tu eficiencia operativa y competitividad en el mercado.